Miten SG käsittelee henkilötietoja

Johdanto

SG Armaturen -yrityksen (jäljempänä ”SG”) toimintaa säätelee kansallinen yksityisyydensuojaa ja tietosuojaa koskeva lainsäädäntö, johon kuuluu yksityishenkilön henkilötietoja turvaava Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus. Henkilötiedot ovat tietoja, joiden perusteella luonnollinen henkilö (rekisteröity) voidaan tunnistaa joko suoraan tai epäsuorasti. Tämä tietosuojakäytäntö koskee pääasiassa asiakkaitamme ja alustoillamme vierailevia henkilöitä.

Olemme sitoutuneet suojaamaan kaikkien ihmisten, joiden henkilötietoja käsittelemme, oikeutta yksityisyyteen ja tietosuojaan, ja siksi kerromme tässä, miten SG kerää ja käsittelee henkilötietoja. Käsittelemme henkilötietoja vain laillisissa tarkoituksissa ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tämän tietosuojakäytännön lisäksi SG:llä on erillinen tietosuojakäytäntö SG Smart -sovellukselle (luettavissa sovelluksesta) ja työntekijöilleen. Tiedot evästeiden käytöstä löytyvät evästekäytännöstämme.

Rekisterinpitäjänä SG kerää ja käsittelee henkilötietoja osana asiakassuhteiden hallintaa, mikä käsittää myös verkkosivuston käytön kautta kerätyt henkilötiedot. 

Yleistä SG:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä

SG on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja laillisesti ja oikeudenmukaisesti, ja niitä kerätään vain lain määrittämissä erityisessä, nimenomaisessa ja perustellussa tarkoituksessa. Sen vuoksi käsittelemme henkilötietoja vain silloin, kun käsittely on välttämätöntä liiketoiminnan harjoittamisen, sopimusvelvoitteiden noudattamisen ja muiden liiketoimintaan liittyvien oikeutettujen etujen kannalta, sekä tietyissä tilanteissa lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai rekisteröidyn suostumuksen perusteella.

SG varmistaa, että henkilötiedot ovat riittäviä, asiaankuuluvia ja tarkoituksenmukaisia ja että henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun niiden käsitteleminen on tarkoituksenmukaista. Pyrimme pitämään henkilötiedot oikeellisina ja ajantasaisina sekä varmistamaan, että virheelliset tiedot poistetaan tai korjataan.

SG takaa henkilötietojen käsittelen asianmukaisen turvallisuuden huomioiden henkilötietojen koskemattomuuden ja luottamuksellisuuden.

Kolmannen osapuolen palveluntarjoajat

SG voi käyttää kolmannen osapuolen palveluntarjoaja tietyillä liiketoimintansa osa-alueilla käsittelemään henkilötietoja SG:n puolesta. Tällaisia tilanteita varten SG on ottanut käyttöön sovellettavan lainsäädännön edellyttämät riittävät turvatoimet, jotka säätelevät sitä, miten kolmannen osapuolen palveluntarjoajat henkilötietoja puolestamme (esim. sopimus henkilötietojen käsittelystä).

SG ei luovuta henkilötietoja konsernin ulkopuolisille yrityksille Norjassa eikä sen rajojen ulkopuolella. Edellä mainittu ei kuitenkaan koske henkilötietojen luovuttamista viranomaisille lain niin edellyttäessä.

Maantieteellinen sijainti ja henkilötietojen käsittely

SG säilyttää ja käsittelee henkilötietoja palvelimilla, jotka sijaitsevat EU- tai ETA-alueella.

SG saattaa joskus käyttää kolmannen osapuolen palveluntarjoajia, jotka toimivat ETA-alueen ulkopuolella (kolmannet maat). Tällaisissa tilanteissa henkilötietojen siirrossa kolmansiin maihin noudatetaan vakiomuotoisia sopimuslausekkeita tai muuta henkilötietojen siirrossa käytettävää oikeudellista perustaa.

Miten SG käsittelee henkilötietoja

CRM-järjestelmä (asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat käsittävä rekisteri)

SG käsittelee henkilötietoja helpottaakseen asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden tietojen hallintaa. Tällaisia henkilötietoja ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, työnantaja, jos rekisteröity on yrityksen edustaja (yhteyshenkilö), sopimustiedot ja/tai ostomääräyksen tiedot.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteiden hallinnointi, mukaan lukien nykyisten, entisten ja potentiaalisten asiakassuhteiden seuranta. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta on asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen täytäntöönpano (olemassa oleva asiakassuhde), tai oikeutettu etu ottaa yhteyttä potentiaalisiin asiakkaisiin.

Henkilötietoja säilytetään CRM-asiakasrekisterissä ja ne poistetaan viisi vuotta viimeisimmän käsittelytapahtuman jälkeen.

Myynti, laskutus ja maksaminen

Kun asiakasyritys tilaa tuotteen SG:ltä, käsittelemme tiettyjä henkilötietoja, joita ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, työnantaja, jos rekisteröity yrityksen edustaja (yhteyshenkilö) sekä tilauksen ajankohta ja sisältö. Käsittely kattaa myös asiakkaalle lähettämämme laskun ja asiakkaan suorittamat maksut sekä mahdolliset palautukset. Tilaukset käsitellään CRM-järjestelmässä ja laskut SG:n laskutusjärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tarjota palveluita ja tuotteita asiakkaille ja sen oikeusperusta on asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen täytäntöönpano.

SG:llä on lakisääteinen velvoite säilyttää laskutustietoja 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Myynti, laskutus ja maksaminen

Kun asiakasyritys tilaa tuotteen SG:ltä, käsittelemme tiettyjä henkilötietoja, joita ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, työnantaja, jos rekisteröity yrityksen edustaja (yhteyshenkilö) sekä tilauksen ajankohta ja sisältö. Käsittely kattaa myös asiakkaalle lähettämämme laskun ja asiakkaan suorittamat maksut sekä mahdolliset palautukset. Tilaukset käsitellään CRM-järjestelmässä ja laskut SG:n laskutusjärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tarjota palveluita ja tuotteita asiakkaille ja sen oikeusperusta on asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen täytäntöönpano.

SG:llä on lakisääteinen velvoite säilyttää laskutustietoja 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Sosiaalinen media

SG:llä on yritystilejä eri sosiaalisen median palveluissa (Facebook, LinkedIn ja Instagram), jotka ovat näiden palveluiden muiden käyttäjien vapaasti tarkasteltavissa. SG pystyy tarkastelemaan seuraajiensa sosiaalisen median tilien julkisia tietoja, jotka henkilö on itse syöttänyt palveluun käyttäjäprofiilia luodessaan. Tämä sisältää käyttäjien SG:n julkaisuihin kirjoittamat kommentit.

SG käyttää sosiaalista mediaa arvioidakseen kiinnostusta SG:n yritystilin päivityksiin ja optimoidakseen sen perusteella sisältöä vastaamaan yleisön kiinnostusta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta sosiaalisen median alustoilla on SG:n oikeutettu etu saada yritykselle näkyvyyttä ja tuoda yritys asiakkaidemme ja muiden henkilöiden ulottuville sosiaalisen median alustoilla. SG saattaa käsitellä sen seuraajien julkisia tietoja, jos käyttäjä seuraa tai on vuorovaikutuksessa SG:n kanssa esimerkiksi lähettämällä viestejä tai tykkäämällä julkaisusta tai kommentoimalla sitä.

Jos haluat tietää, miten sosiaalisen median alustat käsittelevät käyttäjien henkilötietoja, tutustu asianmukaisen sosiaalisen median alusta tietosuojakäytäntöön oman profiilisi kautta.

Rekisteröidyn oikeudet

Kun SG käsittelee henkilötietoja, sinulla on rekisteröitynä tiettyjä tietosuojaa koskevia oikeuksia, joista kerromme seuraavaksi. Oikeuksiin saatetaan soveltaa tiettyjä poikkeuksia.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on niitä koskevia kysymyksiä, ota yhteyttä tietosuojakäytännön lopussa nimettyyn henkilöön (ks. yhteystiedot). Meillä on velvollisuus vastata kysymyksiisi viipymättä viimeistään yhden kuukauden kuluttua niiden esittämisestä.

Oikeus saada tietoja käsittelystä
Oikeus saada tietoja käsittelystä tarkoittaa sitä, että sinulla on oikeus ottaa meihin yhteyttä ja pyytää tietoja siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi.

Oikeus tarkastella henkilötietoja
Oikeus tarkastella henkilötietoja tarkoittaa, että sinulla on oikeus saada kopio itseäsi koskevista säilyttämistämme tiedoista.

Oikeus korjata henkilötietoja
Oikeus korjata henkilötietoja tarkoittaa, että sinulla on oikeus pyytää virheellisten tai epätäydellisten henkilötietojesi korjaamista tai päivittämistä.

Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tarkoittaa, että sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista, jos niiden käsittelytarkoitus on päättynyt, jos perut suostumuksesi tai jos olet eri mieltä henkilötietojen käsittelyn laillisuudesta.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tarkoitta, että sinulla on oikeus rajoittaa käsittely, jos kyseenalaistat henkilötietojen oikeellisuuden, käsittely on laitonta tai henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne alun perin on annettu.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tarkoittaa, että voit perustellusta syystä vastustaa SG:n oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus suostumuksen perumiseen
Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, voit perua suostumuksesi koska tahansa.

Valitukset
Toivomme, että ilmoitat meille, jos epäilet, että emme noudata toiminnassamme tietosuojalainsäädäntöä. Sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos uskot meidän rikkoneen tietosuojalainsäädäntöä. Voit myös aina ottaa meihin suoraan yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää asiasta.

Yhteystiedot

SG AS (yritystunnus 958 560 931) on rekisterinpitäjä suhteessa käsittelemiinsä henkilötietoihin. Yrityksen toimitusjohtaja on viime kädessä vastuussa siitä, että yritys noudattaa tietosuojalainsäädäntöä ja -asetuksia.

Yrityksemme tietosuojavastaava on Unni Isaksen, joka vastaa asiakkaiden mahdollisiin tietosuojaa koskeviin kysymyksiin.

SG:n yhteystiedot ovat:

  • Puhelin: +47 37 500 300
  • Sähköpostiosoite: firmapost@sg-as.no
  • Osoite: Skytterheia 25, N-4790, Norway

Tämän tietosuojakäytännön muutokset

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain ilman, että kerromme muutoksista verkkosivustollamme. Jos muutokset kuitenkin ovat olennaisia ja/tai vaikuttavat rekisteröidyn henkilön oikeuksiin, julkaisemme niitä koskevan ilmoituksen verkkosivustollamme. 

 

Päivitetty viimeksi: 29/11-2020