Verwerking van persoonsgegevens door SG

Inleiding

SG Lighting (hierna “SG” genoemd) is onderworpen aan nationale wetten inzake privacy en gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU, die de integriteit en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens beschermt. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect te herleiden zijn naar een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (gegevenssubject). Dit Beleid is in de eerste plaats bedoeld voor onze klanten en bezoekers van onze platformen.

We streven naar het beschermen van de privacy- en gegevensbeschermingsrechten van iedereen van wie we persoonlijke gegevens verwerken en vinden het dan ook belangrijk dat we u uitleggen en een overzicht geven van hoe SG persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. We verwerken persoonsgegevens enkel voor passende doeleinden en in overeenstemming met de toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming.

Naast dit Beleid heeft SG ook een privacybeleid voor SG Smart (te raadplegen in de applicatie) en een privacybeleid voor werknemers (te raadplegen in het personeelshandboek). Voor informatie over hoe we cookies gebruiken, zie ons Cookiebeleid.

SG is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die worden verwerkt als onderdeel van onze klantrelatie en voor de persoonsgegevens die worden gegenereerd door degenen die onze website gebruiken. 

Overzicht van verwerking van persoonsgegevens door SG

SG verbindt zich ertoe om persoonsgegevens steeds op een eerlijke en rechtmatige wijze te verwerken en die persoonsgegevens enkel te verzamelen voor specifiek vastgelegde, expliciet geformuleerde en legitieme doeleinden zoals wettelijk vereist. Daarom zullen we enkel persoonsgegevens verwerken als een dergelijke verwerking noodzakelijk is voor onze bedrijfsactiviteiten, contractuele verplichtingen of andere rechtmatige zakelijke belangen en om te voldoen aan de wettelijke vereisten of, in sommige gevallen, na toestemming te hebben verkregen van het gegevenssubject.

SG zal ervoor zorgen dat de persoonsgegevens adequaat en relevant zijn en zich beperken tot wat nodig is voor het nagestreefde doel. SG zal er ook voor zorgen dat de persoonsgegevens slechts bewaard worden gedurende de periode die nodig is om dat doel te vervullen. We streven ernaar om persoonsgegevens correct en up-to-date te houden en zullen er alles aan doen om onjuiste gegevens te wissen of te corrigeren.

SG zal ervoor zorgen dat de verwerking van de persoonsgegevens op een dusdanige manier gebeurt dat de veiligheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens gewaarborgd blijft.

Externe dienstverleners

Voor bepaalde zaken kan SG een beroep doen op externe dienstverleners, die dan namens SG persoonsgegevens verwerken. In dergelijke omstandigheden heeft SG, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, passende veiligheidsmaatregelen getroffen om de verwerking van persoonsgegevens door dienstverleners namens ons in goede banen te leiden, bijv. door een Gegevensverwerkingsovereenkomst te sluiten.

SG geeft geen persoonlijke informatie door aan andere bedrijven buiten onze groep, noch in Noorwegen, noch in het buitenland. Het wettelijk doorgeven van persoonsgegevens aan overheidsinstanties wordt hierdoor echter geenszins beperkt.

Geografische opslag en verwerking

SG bewaart en verwerkt persoonsgegevens op servers in de EU/EER.

SG kan bij gelegenheid gebruikmaken van externe dienstverleners buiten de EER (derde landen). In dergelijke omstandigheden zal de overdracht van persoonsgegevens naar derde landen gereguleerd worden door Modelcontractbepalingen of een andere wettelijke basis voor de overdracht van persoonsgegevens.

Verwerking van persoonsgegevens door SG

CRM-systeem (beheer van klanten en potentiële klanten)

SG verwerkt persoonsgegevens om het beheer van klanten en potentiële klanten te vergemakkelijken. Daarbij kan het gaan om hun naam, telefoonnummer, e-mailadres, postadres, werkgever indien het gegevenssubject een bedrijf vertegenwoordigt (contactpersoon), overeenkomst en/of bestelling en aankooporder.

Het doel van deze verwerking is het beheer van klantrelaties, incl. het bijhouden van alle huidige, vroegere en potentiële klantrelaties. Rechtsgrondslag voor de verwerking is het nakomen van een overeenkomst met u als klant (bestaande klantrelatie) of ons rechtmatige belang om contact op te nemen met potentiële klanten.

De gegevens worden opgeslagen in ons CRM-register en vijf jaar na de laatste activiteit gewist.

Verkoop, facturatie en betalingen

Wanneer u of uw bedrijf een product van SG bestelt, verwerken we bepaalde soorten persoonsgegevens, zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres en werkgever indien u een bedrijf vertegenwoordigt (contactpersoon), alsook het tijdstip en de inhoud van de bestelling. De verwerking omvat ook de factuur die we u sturen, de betaling die we van u ontvangen en alle eventuele terugbetalingen. Bestellingen worden verwerkt door ons CRM-systeem en facturen worden verwerkt door ons facturatiesysteem.

Het doel van deze verwerking is het leveren van diensten en producten aan u, de klant. Rechtsgrondslag is de klantenovereenkomst.

SG is wettelijk verplicht om facturatiegegevens tot 10 jaar na het einde van het boekjaar bij te houden.

Nieuwsbrief

Klanten en andere geïnteresseerde partijen kunnen zich aanmelden voor de nieuwsbrief van SG. Ontvangers van onze nieuwsbrief krijgen regelmatig een e-mail met daarin tips, nieuws en andere informatie over onze producten en diensten. Bij deze gelegenheden verwerkt SG persoonsgegevens, zoals uw naam, e-mailadres, IP-adres indien u op de informatielink heeft geklikt en uw bedrijfsnaam (werkgever) en functietitel indien u optreedt als contactpersoon voor een bedrijf.

Het doel van het versturen van de nieuwsbrieven is de verkoop van onze producten en diensten aan bestaande en potentiële klanten. Rechtsgrondslag voor bestaande klanten (contactpersonen voor bedrijven) is het rechtmatige belang van SG. Rechtsgrondslag voor anderen is hun toestemming. Alle ontvangers van de nieuwsbrief kunnen zich probleemloos afmelden voor de nieuwsbrief door op “afmelden” te klikken.  SG verwerkt deze persoonsgegevens zolang u de nieuwsbrieven ontvangt.

Sociale media

SG heeft een bedrijfsaccount bij verschillende sociale media (Facebook, LinkedIn en Instagram). Deze account is vrij toegankelijk voor andere gebruikers van de diensten. SG heeft toegang tot de openbare profielgegevens van haar volgers, i.e. de informatie die mensen ingeven wanneer ze een profiel aanmaken op de betreffende sociale media. Dit omvat ook eventuele commentaren van gebruikers op posts van SG.

Het doel van SG met de sociale media is om na te gaan of er interesse is in de updates die SG op haar bedrijfspagina plaatst, om vervolgens de inhoud optimaal te kunnen afstemmen op de interesses van de ontvangers.

Rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens op de socialemediaplatformen is ons rechtmatige belang om zichtbaar en toegankelijk te zijn voor onze klanten en andere gebruikers op de socialemediaplatformen. SG verwerkt de openbare profielgegevens van haar volgers zolang de gebruiker ons bedrijf volgt of naar onze bedrijfsaccount verwijst met bijv. likes, comments of berichten.

Wilt u weten hoe sociale netwerken uw persoonsgegevens verwerken, raadpleeg dan hun privacybeleid, dat beschikbaar is via uw socialenetwerkprofiel(en).

Uw rechten

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens door SG heeft u bepaalde gegevensprivacyrechten. Deze worden hieronder verder toegelicht. Er zijn mogelijk uitzonderingen op deze rechten.

Wenst u uw rechten uit te oefenen of heeft u vragen over uw rechten, neem dan contact op met de hieronder vermelde verantwoordelijke (zie contactgegevens). We zijn verplicht om onverwijld en binnen uiterlijk één maand op uw verzoek te reageren.

Recht op informatie
Recht op informatie betekent dat u contact met ons kunt opnemen en om informatie kunt vragen over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken.

Recht op inzage
Recht op inzage betekent dat u een kopie mag opvragen van de gegevens die we van u bijhouden.

Recht op rectificatie
Recht op rectificatie betekent dat u onjuiste of onvolledige persoonsgegevens kunt laten corrigeren of bijwerken.

Recht op gegevenswissing (‘recht om vergeten te worden’)
Recht op gegevenswissing betekent dat u het recht heeft om gegevens van uzelf te laten wissen. Dat is het geval als de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn om het nagestreefde verwerkingsdoel te vervullen, als u uw toestemming intrekt of als u verzet aantekent tegen de wettigheid van de verwerking.

Recht op beperking van gegevensverwerking
Recht op beperking van gegevensverwerking betekent dat u het recht heeft om een beperking van de gegevensverwerking te eisen. Dat is het geval als u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, als de verwerking onrechtmatig is of als de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn om het oorspronkelijke doel te vervullen.

Recht van bezwaar
Recht van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens betekent dat u zich kunt verzetten tegen de verwerking op basis van het gerechtvaardigde belang van SG, als u meent dat daar gegronde redenen voor zijn.

Recht op intrekking van toestemming
Als u ons toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken, kunt u die toestemming op elk moment intrekken.

Klachten
We hopen dat u het ons laat weten als u denkt dat we de wetgeving inzake gegevensbescherming niet naleven. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de lokale gegevensbeschermingsautoriteit als u meent dat we de wetgeving inzake gegevensbescherming niet hebben nageleefd. Bij vragen mag u altijd rechtstreeks contact met ons opnemen.

Contactgegevens

SG AS (ondernemingsnummer 958 560 931) is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die we verwerken. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het naleven van de voorschriften inzake gegevensbescherming ligt bij de CEO van het bedrijf.

De dagelijkse verantwoordelijkheid voor de verwerking van de persoonsgegevens van onze klanten wordt gedelegeerd aan Unni Isaksen, met wie u ook contact kunt opnemen als u uw gegevensprivacyrechten wilt laten gelden.

Contact opnemen met SG kan ook via:

Wijzigingen aan dit Privacy- en Gegevensbeschermingsbeleid

Dit Beleid kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt zonder specifieke kennisgeving van de wijzigingen op de website. Als er echter sprake is van belangrijke wijzigingen en/of de wijzigingen een invloed hebben op uw rechten, zullen we een specifieke kennisgeving van de wijzigingen op de website plaatsen. 

 

 

Laatst bijgewerkt op: 29/11-2020